Teilnahmebedingungen für die Mitwirkung an Landestrachtenfesten (LTF) undTag der Niedersachsen (TdN)

Allgemeine Informationen:
Grundsätzlich steht die Mitwirkung im Bühnenprogramm des Landestrachtenverbandes bei LTF und TdN allen Mitgliedsgruppen offen. Die jeweilige Veranstaltung wird in der Verbandszeitschrift “Utkiek” und im Internet langfristig angekündigt. Die Mitgliedsgruppen werden durch Rundmail oder Schreiben über weitere Einzelheiten der Veranstaltung informiert.

Sämtliche Informationen zur Veranstaltung werden per Mail an die Gruppen versendet. Ein Postversand erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch der Gruppe oder wenn original Unterlagen (Stadtpläne, Durchfahrtsgenehmigungen etc.) verschickt werden müssen. Dieses Vorgehen spart teure Portokosten und erhöht so den zur Verfügung stehenden Betrag für die Fahrtkostenzuschüsse.

Datenschutz und Bildrechte:

Mit Einreichung der Bewerbungsunterlagen erfolgt automatisch die Zustimmung zur
Datenspeicherung und Datenverarbeitung. Zweck der Verarbeitung und Speicherung ist die
Veranstaltung. Die Daten werden für die Dauer der Veranstaltung und darüber hinaus zur
Abrechnung und historischen Nachweisbarkeit entsprechend den gesetzlichen Fristen gespeichert.

Adressdaten von Gruppen ohne Verbandsmitgliedschaft werden auf einer gesonderten Liste über die Dauer der Veranstaltung hinaus gespeichert. Diese Gruppen erhalten ausschließlich Informationen zu öffentlichen Veranstaltung und Seminaren des LTN. Die Speicherung der persönlichen Daten auf dieser Liste kann jederzeit schriftlich widerrufen werden.

Im Verlauf der Veranstaltung werden Fotos und Videoaufnahmen angefertigt und veröffentlicht. Da es sich um öffentliche Veranstaltungen handelt, ist eine gesonderte Einwilligung zur Veröffentlichung der Aufnahmen nicht nötig. Mit Einreichung der Bewerbungsdaten erfolgt auch hier die Einwilligung.

Zugriff auf die gespeicherten Daten haben alle Personen des Vorstands, die mit der Bearbeitung der Veranstaltung betraut sind. Der Personen Kreis um Vorsitz, Schatzmeister und Schriftführer kann differieren und ist für jede Veranstaltung unterschiedlich in der Zusammensetzung.

Die Datenschutzrichtlinien des LTN stehen auf der Internetseite www.landestrachtenverbandniedersachen.de/datenschutz zur Verfügung.

Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist nur möglich, wenn mit der Bewerbung automatisch die Einwilligung zur Datenspeicherung für die Dauer der Veranstaltung erfolgt.

Bewerbung um die Teilnahme:

Bewerbungen werden nur akzeptiert, wenn sie bis zum Ende der Bewerbungsfrist auf den jeweiligen Bewerbungsvordrucken und die Kaution als Zahlungseingang vorliegen.
Gehen mehr Bewerbungen ein, als tatsächlich Gruppen teilnehmen können, so werden
diejenigen Gruppen bevorzugt, die im Vorjahr an der Veranstaltung nicht mitgewirkt haben. Reicht dieses Verfahren zur Auswahl nicht aus, so kommen als weitere Auswahlkriterien die Mitwirkung in weiteren Vorjahren und das Datum des Bewerbungseingangs hinzu.
Bewerbungen die nicht berücksichtigt werden konnten, kommen auf eine Warteliste. Sollten Gruppen später ihre Teilnahme absagen, können die Gruppen aus der Warteliste nachrücken. Diese Auswahl erfolgt nach Datum des Bewerbungseingangs.
Diejenigen Gruppen, die zur Mitwirkung ausgewählt worden sind, erhalten baldmöglichst nach Ende der Bewerbungsfrist eine entsprechende schriftliche Zusage.
Alle anderen erhalten eine Absage mit Information über die Warteliste.
Grundsätzlich ist eine Mitwirkung an nur einem Tag möglich, die Mitwirkung an allen
Veranstaltungstagen ist ausdrücklich erwünscht.

Unterkunft und Verpflegung:

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Veranstaltung die Unterkunftsplätze höchstens in Höhe der angemeldeten Teilnehmer zur Verfügung stehen.
Die Unterkunft erfolgt in Gemeinschaftsunterkünften (Klassenräume in Schulen, ggf. auch in Turnhallen). Der Veranstalter trägt die Kosten für die Unterbringung und das Frühstück.
Luftmatratze/Liege, Schlafsack und Geschirr für das Frühstück (Tasse, Teller, Besteck) sind dazu mitzubringen.
Die Verpflegung erfolgt hinsichtlich des Frühstücks als Gemeinschaftsverpflegung. Je nach Veranstalter erhalten Kinder (ggf. auch die Erwachsenen) einen Zuschuss zur Verpflegung entweder im Rahmen der Abrechnung oder als Wertmarken. Ein Anspruch darauf besteht nicht.
Gruppen haben die Möglichkeit sich selbst um eine Unterkunft zu bemühen, die Kosten für diese Unterbringung und das Frühstück tragen die Gruppen selbst.

Kaution, Fahrtkostenzuschuss und Erstattungen:

Für organisatorische Vorleistungen wird eine Teilnehmerkaution in Höhe von 5,- € pro
angemeldetem Teilnehmer erhoben. Der Gesamtbetrag ist mit der Bewerbung per Überweisung zu entrichten. Die Teilnehmerzahl ist bereits bei der Abgabe der Bewerbung so genau wie möglich zu ermitteln.
Nach Ende der Veranstaltung haben die Gruppen bis zu einem festgesetzten Termin die Höhe der entstandenen Fahrtkosten mittels der Fahrtkostenabrechnung einzureichen. Fahrtkostenanmeldungen, die nach diesem Termin beim Organisator eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Diejenigen Gruppen, die eine Zusage erhalten und eine Teilnehmerkaution entrichtet haben, erhalten nach Teilnahme an der Veranstaltung diesen Betrag zurück. Gruppen, die ihre Teilnahme an der Veranstaltung absagen, erhalten die Teilnehmerkaution nicht erstattet.
Gruppen, die nicht zur Mitwirkung ausgewählt wurden und eine Absage erhielten, erhalten die Kaution per Überweisung zurück. Die Überweisung erfolgt nach Veranstaltungsende.

Berechnungsbeispiel und Erläuterung:

Entsprechend der zur Verfügung stehenden Mittel werden Fahrtkostenzuschüsse gezahlt. Die Berechnung der Erstattung erfolgt nach Formel A x E (E= G/ Summe (A = KM x T x P). Dadurch wird berücksichtigt, dass diejenigen Gruppen, die zwei oder drei Tage im Programm des LTN mitwirken, höhere Zuschüsse erhalten, als diejenigen, die nur für einen Tag anreisen.

Beispiel:
3 Tage Programmteilnahme: keine Grundkürzung,
2 Tage Programmteilnahme 25% Grundkürzung,
1 Tag Programmteilnahme: 50% Grundkürzung (G).

Des Weiteren bleibt die Wahl des Verkehrsmittels für die An- und Abfahrt unberücksichtigt, denn es wird für die Grundberechnung (A) lediglich die mitwirkende Personenzahl und die kürzeste Entfernung vom Veranstaltungsort bis zum Vereinsort berechnet. Die Summe der so errechneten Grundbeträge wird sodann ins Verhältnis zu den zur Verfügung stehenden Mitteln gestellt und zur Auszahlung bereitgestellt. Eventuelle Verpflegungszuschüsse und die Kaution werden zum ermittelten Fahrtkostenzuschuss addiert und der Gesamtbetrag an die Gruppen ausgezahlt.